Fakturaen ligger klar til godkendelse. Beløbet ser rigtigt ud, og leverandørens navn vækker ingen spørgsmål. Men da en medarbejder sammenholder den med bestillingen, dukker forskellen op: Virksomheden bestilte 20 kontorstole, mens fakturaen gælder 22. Sådan en fejl er bedst at opdage, før betalingen sættes i gang.
Med indkøbsordre matching sammenholdes oplysningerne på indkøbsordren, fakturaen og registreringen af de varer, der faktisk er modtaget. Når de tre spor passer sammen, kan fakturaen gå videre. Når noget skurrer, bliver afvigelsen synlig, mens der stadig er tid til at undersøge den. Det er en enkel kontrol, og netop derfor kan den være nyttig.
Tre dokumenter fortæller hver sin del af historien
Indkøbsordren fortæller, hvad virksomheden har bestilt, og på hvilke vilkår. Varemodtagelsen viser, hvad der kom ind ad døren og blev registreret. Fakturaen beskriver, hvad leverandøren kræver betaling for. Først når oplysningerne bliver holdt op mod hinanden, kan man se, om bestilling, levering og betaling hænger sammen.
Forestil dig en café, der bestiller kaffe til den kommende uge. Ved leveringen mangler en del af varerne, og medarbejderen registrerer det med det samme. Når fakturaen kommer, kan den sammenholdes med både ordren og registreringen. Så bliver det lettere at opdage, hvis caféen bliver opkrævet for kaffe, den ikke har modtaget. Den lille registrering ved døren gør en stor forskel senere.
Det lyder enkelt, men det kræver, at oplysningerne bliver registreret tydeligt. Hvis varemodtagelsen først bliver skrevet ind flere dage efter leveringen, kan det være svært at huske, hvad der faktisk stod på pallen. Lad derfor den person, der modtager varerne, notere mangler med det samme. Det er måske ikke dagens mest spændende opgave, men den kan spare alle for en lang række mails.
Afvigelser, der bør standse automatisk godkendelse
En afvigelse betyder ikke automatisk, at leverandøren har gjort noget forkert. Måske er en aftalt pris ændret, eller måske er resten af leveringen på vej. Men forskellen bør undersøges, før fakturaen godkendes. Især prisafvigelser, forkert antal og manglende varer er værd at få frem i lyset, mens bestillingen stadig er frisk i hukommelsen.
Hos en håndværksvirksomhed kan en faktura eksempelvis vise en højere stykpris end den, der står på indkøbsordren. Hvis forskellen sendes til manuel kontrol, kan den ansvarlige finde den oprindelige aftale og afklare, om prisen blev ændret undervejs. Det er en fornuftig pause frem for en automatisk godkendelse, der senere skal trækkes tilbage.
Tilbage til kontorstolene: Ordren siger 20, fakturaen siger 22. Systemet bør markere forskellen, så en medarbejder kan undersøge, om der faktisk blev leveret ekstra stole, eller om fakturaen er forkert. Når oplysningerne stemmer, kan fakturaen behandles videre. Når de ikke gør, er et tydeligt spørgsmål bedre end en stille godkendelse.
Hvem tager næste skridt?
Hvad sker der, når kontrollen finder en forskel? Det afhænger af, hvor tydelig afvigelsen er, og hvem der har den nødvendige viden. En fast arbejdsgang bør vise, hvilke fakturaer der kan godkendes automatisk, hvilke der skal undersøges, og hvem der følger op. Ellers risikerer en markering blot at blive endnu en besked, som alle tror, en anden tager sig af.
Ved en prisforskel kan indkøb kontrollere aftalen. Ved manglende varer kan medarbejderen, der registrerede leveringen, bekræfte, hvad der kom frem. Hvis fakturaens antal ikke stemmer med ordren, bør den ansvarlige for bestillingen se på sagen. En navngiven person, der tager næste skridt, gør processen langt lettere at styre.
Nogle afvigelser kan behandles efter tydelige regler, mens andre kræver menneskelig vurdering. En faktura, der stemmer med ordre og modtagelse, kan ofte sendes videre uden ekstra omvej. En uventet pris eller en levering, der kun delvist er registreret, bør derimod vurderes af en medarbejder. Efter min mening er den skelnen vigtigere end at forsøge at automatisere hver eneste beslutning — selv regneark har deres grænser.
Gør kontrollen brugbar i den daglige arbejdsgang
For at indkøbsordre matching kan hjælpe i hverdagen, skal grundlaget være på plads: Indkøbsordrer skal være korrekte, varemodtagelser skal registreres løbende, og fakturaer skal indeholde oplysninger, der kan sammenlignes. Aftalte priser og produktlinjer skal være nemme at finde. Ellers ender kontrollen hurtigt som en jagt på gamle mails og løse noter.
En god prøve er at følge én bestilling fra start til slut. Kan medarbejderen finde ordren, se hvad der blev modtaget og forstå, hvorfor fakturaen eventuelt blev sendt til kontrol? Hvis ikke, kan det være arbejdsgangen, der skal ryddes op i, før kontrollen bliver mere avanceret. Det er ikke prangende arbejde, men det giver et mere solidt grundlag.
Hvis virksomheden vil se, hvordan afstemning mellem ordre, faktura og varemodtagelse kan understøttes digitalt, findes der en beskrivelse på Nordflows side om indkøbsordre matching. Vælg en løsning, der gør afvigelser forståelige og tydeligt viser, hvem der skal handle på dem. Så bliver kontrollen ikke bare et ekstra trin, men et tidligt varsel, der kan forhindre, at en lille fejl vokser til forsinkelser og ekstraarbejde.
Se mere hos nordflow.io.